31 July 2013

有關收集及使用個人資料作直接促銷的新指引


閣下知不知道為什麼近日不時收到各服務供應商要求閣下同意其進行直接促銷活動的通知? 此乃源於《個人資料(私隱)條例》較早時修訂並於201341日生效有關規管直接促銷的新機制(下稱「新機制」)。 

新機制的運作
機構在201341日起收集個人資料擬使用作直接促銷用途(下稱「直銷」)前,必先徵求資料當事人的同意。而在首次接觸直銷對象時,機構(作為資料使用者)亦必須告知對方他/她有權拒絕接收直銷訊息。 

甚麼是「直接促銷」
直銷是指藉電話、郵件、傳真、電子郵件等形式的傳訊,向特定具名人士促銷或宣傳貨品、設施或服務。即使該傳訊屬於為慈善等目的索求捐贈,只要符合上述定義,也是屬於直銷。因此,根據具名傳訊的定義,隨機撥出的電話,無注明收件人的郵件及向客戶當面介紹並不屬於直銷。

收集個人資料的規定
最基本的個人資料一般為客戶的姓名及聯絡資料。機構收集個人資料的原則必須是不可收集超乎適度的個人資料。例如開儲蓄戶口時,「教育程度」屬於非必需的資料。在這情況下,機構應通知其客戶,提供此等額外資料完全屬自願性質。 

另外機構收集個人資料的方法必須公平及合法。例如,(1)如致電的真正目的是套取個人資料作直銷用途,應明確告知對方,及2不應在街上以免費贈品套取個人資料後售予直接促銷的機構。

如何徵求資料當事人同意?
機構如擬使用資料當事人的個人資料作直接促銷前,必須告知其意圖,並且以口頭或書面向你提供下列資訊:1該機構擬使用該等個人資料進行直銷; 2擬使用的個人資料類別(例如是姓名,電話與地址);3擬就甚麼類別的服務而使用該資料;4除非已得到資料當事人的同意,否則機構不得如此使 用資料;及5提供回應途徑讓資料當事人可表明同意,並不應另收費用。上述資訊須以易於理解的方式表達,如屬書面資訊,內容必須易讀。此外,根據新機 制,「同意」包括「表示不反對」。如機構採用口頭方式徵求同意,便應該在知會資料當事人後進行錄音。

將資料提供予第三者作直銷之用
如果機構擬將個人資料提供予第三者使用,除上述規定外,機構須以書面提供「訂明資訊」和得到資料當事人的書面同意,向他/她述明是為得益而擬將其個人資料轉移(如適用的話)及通知他/她個人資料擬提供予甚麼類別的人士。

不追溯既往安排
在不追溯既往安排下,如該機構在201341日前已取得料當事人的個人資料,1並明確和清楚地告知資料當事人會使用這些個人資料進行機構本身的直接 促銷活動;2該機構曾經如此使用這些個人資料;3資料當事人又不曾拒絕過;及4機構過往使用資料當事人的個人資料時,沒有違反當時的條例規 定。在這前提下,如該機構繼續使用行在201341日前已持有的個人資料以促銷本身的同一類別產品或服務,這些個人資料將會獲豁免,不受通知及同意的新規定規管。但若機構將個人資料交予第三者作直銷後者的產品╱服務╱設施之用,不溯既往的安排便不適用。

若資料使用者未依照新機制有關要求,未經資料當事人同意而使用其資料作直銷、將其個人資料提供給第三者作直銷之用,即可能觸犯《個人資料(私隱)條例》下的 刑事罪行。上述只簡述新機制下,收集個人資料的機構一般需要作出的安排。由於各機構的職能及所收集的個人資料類別有所不同,因此以上資料僅供參考,請諮詢 專業法律人士提供相關的法律意見。

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